Hier findet ihr alle Abläufe zu Antrag und Verwendungsnachweis der Maßnahmen sowie die aktuellen Formblätter.
Alle Unterlagen zum Antrag und Verwendungsnachweis bitte digital einreichen! — Stand August 2024
Verfahrensabläufe zur Mittelverwendung bei Gruppenangeboten — Stand Februar 2024.
Das Rahmenkonzept Nr. 9 Aufgaben des Respekt Coaches Stand 21.04.2021.
Bei inhaltlichen Unsicherheiten kann gerne ein Entwurf der Maßnahme an Maryam Tiouri gesendet werden, finanzielle Fragen könnt ihr mit Jūratė Lapinskaitė und Monika Hausweiler besprechen, alle Antragsunterlagen bitte an die gemeinsame E‑Mail-Adresse respektcoaches@bagkjs.de senden.
Grundlagen
• Voraussetzung für eure Arbeit ist eine von Träger- sowie Schulleitung unterschriebene Kooperationsvereinbarung mit einer (oder mehreren) Schule(n). Da es unterschiedliche Ländervorgaben gibt, wendet euch bei der Suche einer neuen Schule vorab an euren Träger. Wurde eine neue Kooperation abgeschlossen oder eine bereits laufende fortgeführt/aktualisiert, sendet uns umgehend einen Scan der Vereinbarung per Mail zu (das Original bleibt bei euch/eurem Träger)!
• Zusätzlich muss ein Präventionskonzept nach diesem Raster erstellt werden, in dem mit der Schule festgelegt wird, welche primärpräventiven Ziele Schwerpunkte sein sollen. Das Präventionskonzept sollte jährlich überprüft und aktualisiert werden. Hierfür reicht das Aktualisierungsdokument aus.
• Bei Veröffentlichungen und Verlautbarungen aller Art (z. B. Presseerklärungen, Publikationen, Arbeitsmaterialien, Berichten, Ankündigungen, Einladungen) ist in geeigneter Form auf die Förderung der jeweiligen Maßnahme durch das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) hinzuweisen sowie das Respekt Coaches Logo zu verwenden.
• Von aus der Zuwendung finanzierten Veröffentlichungen sind dem Mittelgeber jeweils mindestens vier Freiexemplare und die Verteilerliste zur Verfügung zu stellen.
• Filme, die im Kontext der örtlichen Arbeit der Respekt Coaches produziert werden, sind vor Veröffentlichung dem Mittelgeber zur Freigabe durch das BMFSFJ vorzulegen.
Digitale Verfahrensweise
Ab sofort können sowohl Anträge, Kosten- und Finanzierungspläne und Verwendungsnachweise (inkl. TN-Listen, Belegliste, Belege) digital zugesendet werden. Zukünftig wird kein Original in Papierform mehr benötigt, es reicht ein PDF. Der unterschriebene Antrag kann als Scan verschickt, digital signiert (mit eingescannter Unterschrift) oder per PDF-Signatur eingereicht werden.
Auch Teilnahmelisten werden zukünftig zur Prüfung digital eingereicht, müssen jedoch beim Träger im Original vorgehalten werden.
Zu eurer und unserer Arbeitserleichterung, zur Vermeidung von Portokosten und unnötiger Umweltbelastung, sowie der schnelleren Bearbeitung eurer Belange, bitten wir euch, in Zukunft digital zu verfahren.
Antragsverfahren
Für kostenlose Maßnahmen, ohne externe Kooperationspartner:innen (selbst durchgeführte Maßnahmen) gilt eine vereinfachte Mitteilungspflicht. Diese formlose Meldung kann als Email-Fließtext (max. 1 Seite) 2 Wochen vor Maßnahmenbeginn eingereicht werden. Bitte keine postalischen Zusendungen. Hierzu wird auch das Formblatt Übersicht Gruppenangebot, als Excel-Datei benötigt.
4 Wochen vor Maßnahmenbeginn (bzw. vor Zustimmungswunschdatum!):
KJP-Antrag inhaltlich, auch bei kostenlosen Maßnahmen mit externen Kooperationspartner:innen.
KuF: bei Maßnahmen mit Kosten auch mit Erläuterungen pro Kostenposition in extra Datei (Mail, Word, Excel)!
Formlose Meldungen müssen nicht unterschrieben werden. Das Formular KJP Inhaltlich darf seitens der BAG KJS vom Respekt Coaches unterschrieben werden (ggf. mit dem Träger klären). Das Formular KuF muss vom Träger, bzw. von einer, laut Satzung Deines Trägers berechtigten Person unterschrieben werden.
Solltet ihr die gleiche Maßnahme an mehreren Kooperationsschulen durchführen wollen, können diese innerhalb eines Antrags aufgeführt werden.
Liegt die inhaltliche Zustimmung und ggf. Trägerfreigabe vor, beginnt die finanzielle Prüfung. Diese erfolgt nach Erhalt der vollständigen und unterschriebenen Unterlagen.
Die Meldungen dürfen ohne Zustimmung 2 Wochen nach Zusendung gestartet werden.
Honorarvertrag: Falls der:die externe Kooperationspartner:in keine Rechnung ausstellen kann (Steuernummer), ist nun der Zeitpunkt einen Honorarvertrag zu schließen.
Wichtige Hinweise
- Bei Honoraren gilt eine Pauschale bis 100,- € (inkl. MwSt) pro Referent:in und Zeitstunde. Bei Honoraren über 100,- € pro Referent:in und Zeitstunde benötigen wir immer eine ausführliche schriftliche Begründung im Antrag! Die Voraussetzung ist die Einholung der 3 Vergleichsangebote, die der Träger ggf. zur Prüfung vorhalten muss.
- In der beantragten Zuwendung muss die MwSt. schon enthalten sein.
- Die Leistungsbeschreibung in der Kostenerläuterung muss mit der Leistungsbeschreibung später in der Rechnung übereinstimmen.
- Bitte darauf achten, dass das Maßnahme-Datum im KuF vom KJP-inhaltlich übertragen wird.
- Die Fahrten mit dem Privat-PKW sind nach dem Bundesreisekostengesetz mit höchstens 0,20 €/km zuwendungsfähig, vorzugsweise DB 2. Klasse oder andere öffentliche Verkehrsmittel.
- Übernachtungskosten von Referent*innen sind bis zu 75,60 €, inkl. Frühstück zuwendungsfähig.
- Alle Ausgaben/Kosten für eine Maßnahme dürfen nur im zugestimmten Zeitraum getätigt werden.
- Nicht zuwendungsfähige Kosten: Pfand, Spenden/Gutscheine/Geschenke, Verwaltungs-/Koordinationskosten, Stornogebühren, Fahrtzeiten sowie Künstler-Sozialabgabe.
- Änderungen der Kosten müssen zeitnah mitgeteilt werden. Bei höheren Kosten wird ein neuer KuF benötigt.
- Übersicht Gruppenangebot: zu jeder Maßnahme als Excel-Datei senden — eine Datei pro Maßnahme. Dieses Formblatt ersetzt das Formblatt “Trägerprüfung”.
Vorlagen:
RC Formblatt Übersicht Gruppenangebot
Muster:
RC Begründung der Referent:innenwahl
RC Formblatt Übersicht Gruppenangebot
RC Formblatt Übersicht Gruppenangebot Cluster
Verwendungsnachweis
6 Wochen nach Beendigung der Maßnahme/Meldung:
• KJP Bericht inhaltlich/Kurzbericht: erreichte Ziele, Erfolge, Fazit, teilgenommene SuS, Zusammenarbeit etc.?
• KuF für Verwendungsnachweis: alle tatsächlich entstandenen Kosten + Erläuterung pro Kostenposition in extra Datei (Mail, Word, Excel)
• TN*-Listen: Es ist ausreichend, wenn lediglich die teilnehmenden Schüler:innen in die Liste eingetragen werden. Eine Liste / Arbeitsblatt pro stattfindende Maßnahme und Kooperationsschule. Einzelne Tage können mit Datum in das Feld 8 (“Tage”) eingetragen werden. SuS* nur in männlich, weiblich und divers aufteilen (z. B. m=10, w=12, d=8) — Anzahl durch Schulleitung mit Schulstempel bestätigen lassen.
• Belegliste: muss immer erstellt werden, auch wenn nur eine Rechnung vorhanden ist.
- Belegnummer: Nummer aus Buchhaltung unter welcher der Beleg abgelegt ist
— Belegdatum: Datum des Belegs
— Buchungsdatum: wann wurde überwiesen / gezahlt –> Buchhaltung
— Dann alle Belege in Kopie in der Reihenfolge der Belegliste anhängen
(Achtung: keine Amazonausdrucke, Bestellbestätigungen etc., Belege adressiert an Träger! Nicht Schule, Standort, Privat… Die Rechnungen müssen im Haushaltsjahr 2024 erstellt werden und dürfen nicht vor dem Maßnahmezeitraum liegen.)
• Honorarvertrag: Falls vorhanden, in Kopie beilegen.
• Eintragen in die Dokumentationssoftware “i‑mpuls”
Vorlagen:
RC Kurzbericht Meldung Cluster
Muster:
