findet ihr alle Abläufe zu Antrag und Verwendungsnachweis der Maßnahmen sowie die aktuellen Formblätter. Ab 17.01.2023 gibt es die Vereinfachung. Zum Antrag muss nur noch der KuF, zum Verwendungsnachweis nur der KuF und die TN-Liste im Original per Post zugesendet werden. So unterschiedlich wie die Maßnahmen, kann auch die Förderung ausfallen, hierzu das Rahmenkonzept Nr. 9 Aufgaben des Respekt Coaches Stand 21.04.2021 sowie die Verfahrensabläufe zur Mittelverwendung bei Gruppenangeboten — Stand September 2021.
Bei inhaltlichen Unsicherheiten kann gerne ein Entwurf der Maßnahme an Maryam Tiouri gesendet werden, finanzielle Fragen könnt ihr mit Jurate Lapinskaite und Monika Hausweiler besprechen, alle Antragsunterlagen bitte an die gemeinsame Emailadresse respektcoaches@bagkjs.de senden.
Grundlagen
• Voraussetzung für eure Arbeit ist eine von Träger- sowie Schulleitung unterschriebene Kooperationsvereinbarung mit einer (oder mehreren) Schule(n). Da es unterschiedliche Ländervorgaben gibt, wendet euch bei der Suche einer neuen Schule vorab an euren Träger. Wurde eine neue Kooperation abgeschlossen oder eine bereits laufende fortgeführt/aktualisiert, sendet uns umgehend einen Scan der Vereinbarung per Mail zu (das Original bleibt bei euch/eurem Träger)!
• Zusätzlich muss ein Präventionskonzept nach diesem Raster erstellt werden, in dem mit der Schule festgelegt wird, welche primärpräventiven Ziele Schwerpunkte sein sollen.
• Bei Veröffentlichungen und Verlautbarungen aller Art (z. B. Presseerklärungen, Publikationen, Arbeitsmaterialien, Berichten, Ankündigungen, Einladungen) ist in geeigneter Form auf die Förderung der jeweiligen Maßnahme durch das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) hinzuweisen sowie das Respekt Coaches Logo zu verwenden.
• Von aus der Zuwendung finanzierten Veröffentlichungen sind dem Mittelgeber jeweils mindestens vier Freiexemplare und die Verteilerliste zur Verfügung zu stellen.
• Filme, die im Kontext der örtlichen Arbeit der Respekt Coaches produziert werden, sind vor Veröffentlichung dem Mittelgeber zur Freigabe durch das BMFSFJ vorzulegen.
Antragsverfahren (nur den KuF im Original per Post zusenden)
Für kostenlose und über Sachkosten finanzierte Maßnahmen, ohne externe Kooperationspartner:innen (selbst durchgeführte Maßnahmen) gilt eine vereinfachte Mitteilungspflicht. Diese formlose Meldung kann als Email-Fließtext (max. 1 Seite) 2 Wochen vor Maßnahmenbeginn eingereicht werden. Bitte keine postalischen Zusendungen. Hierzu wird auch das Formblatt Übersicht Gruppenangebot, als Excel-Datei benötigt.
Vorlagen:
RC Formblatt Übersicht Gruppenangebot
Muster:
Begründung der Referent:innenwahl
Formblatt Übersicht Gruppenangebot
4 Wochen vor Maßnahmenbeginn (bzw. vor Zustimmungswunschdatum!):
• KJP-Antrag inhaltlich, auch bei SK und kostenlosen Maßnahmen mit externen Kooperationspartner:innen
• KuF (im Original): bei Maßnahmen ab 500,- €, mit Erläuterungen pro Kostenposition in extra Datei (Mail, Word, Excel)!
Formlose Meldungen müssen nicht unterschrieben werden. Das Formular KJP Inhaltlich darf seitens der BAG KJS vom Respekt Coaches unterschrieben werden (ggf. mit dem Träger klären). Das Formular KuF muss vom Träger, bzw. von einer, laut Satzung Deines Trägers berechtigten Person unterschrieben werden.
- Solltet ihr die gleiche Maßnahme an mehreren Kooperationsschulen durchführen wollen, können diese innerhalb eines Antrags aufgeführt werden. In den Erläuterungen des KuFs sollten die Kosten dann nach Schulen aufgegliedert werden.
- Wie viele Zeitstunden arbeiten wie viele Referent:innen?
Achtung: Bei Honoraren über 100,- € pro Referent:in und Zeitstunde benötigen wir immer eine ausführliche schriftliche Begründung im Antrag!
— Wie setzen sich die Fahrtkosten und Übernachtungskosten zusammen (DB/PKW, km-Angabe bzw. Personenzahl)?
Die Fahrten mit dem Privat-PKW bei Inanspruchnahme von Bundesmitteln sind höchstens 0,20 €/km bzw. vorzugsweise DB 2. Klasse oder andere öffentliche Verkehrsmittel sowie notwendige Übernachtungskosten von Referent*innen bis zu 75,60 €, inkl. Frühstück ohne Begründung zuwendungsfähig.
- Welche Materialien sollen angeschafft werden (mit Einzelpreisen)?
— Falls vorhanden Angebote bitte anhängen.
• Übersicht Gruppenangebot: zu jeder Maßnahme als Excel-Datei senden — eine Datei pro Maßnahme. Dieses Formblatt ersetzt das Formblatt “Trägerprüfung”. Anders als in den vergangenen Jahren muss dieses Dokument auch für eigene Angebote ausgefüllt werden.
• Liegt die inhaltliche Zustimmung und ggf. Trägerfreigabe vor, beginnt die finanzielle Prüfung.
• Sobald Unterlagen vollständig, bitte den unterschriebenen Antrag eingescannt per Mail zusenden. Erst dann kann die offizielle Zustimmung per Mail versendet werden.
Achtung! Die Meldungen dürfen ohne Zustimmung 2 Wochen nach Zusendung gestartet werden.
• Honorarvertrag: Falls der:die externe Kooperationspartner:in keine Rechnung ausstellen kann (Steuernummer), ist nun der Zeitpunkt einen Honorarvertrag zu schließen.
➢ Beginn der Maßnahme 😊
Verwendungsnachweis (nur den KuF und die TN-Liste im Original per Post zusenden)
Vorlagen:
RC KJP-KuF Verwendungsnachweis
Muster:
RC Kurzbericht-Verwendungsnachweis
RC KJP-Verwendungsnachweis
6 Wochen nach Beendigung der Maßnahme:
• KJP Bericht inhaltlich. Wie hat die Maßnahme tatsächlich stattgefunden, wie viele SuS* haben teilgenommen, wurden Ziele erreicht, etc.?
• KuF für Verwendungsnachweis (im Original): alle tatsächlich entstandenen Kosten + Erläuterung pro Kostenposition in extra Datei (Mail, Word, Excel)
• TN*-Listen (im Original): NEU: es ist ausreichend, wenn lediglich die teilnehmenden Schüler:innen in die Liste eingetragen werden. Eine Liste / Arbeitsblatt pro stattfindende Maßnahme. Einzelne Tage können mit Datum in das Feld 8 (“Tage”) eingetragen werden. SuS* nur in männlich, weiblich und divers aufteilen (z. B. m=10, w=12, d=8) — Anzahl durch Klassenlehrkraft bzw. Schulleitung mit Schulstempel bestätigen lassen.
• Belegliste: muss immer erstellt werden, auch wenn nur eine Rechnung vorhanden ist.
- Belegnummer: Nummer aus Buchhaltung unter welcher der Beleg abgelegt ist
— Belegdatum: Datum des Belegs
— Buchungsdatum: wann wurde überwiesen / gezahlt –> Buchhaltung
— Dann alle Belege in Kopie in der Reihenfolge der Belegliste anhängen
(Achtung: keine Amazonausdrucke, Bestellbestätigungen etc., Belege adressiert an Träger! Nicht Schule, Standort, Privat… Die Rechnungen müssen im Haushaltsjahr 2023 erstellt werden und dürfen nicht vor dem Maßnahmezeitraum liegen.)
• Honorarvertrag: Falls vorhanden, in Kopie beilegen.
• Eintragen in die Dokumentationssoftware “i‑mpuls”
